Vorsicht Datenschutz: Auch in der Zusammenarbeit mit Versand-Dienstleistern können Verträge zur Verarbeitung im Auftrag erforderlich sein

Für die Zusammenarbeit mit Postdienstleistern sind in der Regel keine gesonderten Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung erforderlich. Die Nutzung von Diensten wie z.B. einer Online-Adressverwaltung eines Versanddienstes kann jedoch eine zusätzliche vertragliche Regelung gemäß Art. 28 DSGVO erfordern. 

So konnte Dr. Krempl für einen Kunden zusammen mit einem der führenden Versanddienstleister erfolgreich klären, dass auch in der Zusammenarbeit mit Postdienstleistern es erforderlich sein kann einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abzuschließen, wenn Zusatzdienste genutzt werden.

Rechtlicher Hintergrund

Beauftragt ein Unternehmen ein anderes mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, so ist in der Regel der Abschluss eines sogenannten Vertrages zur Verarbeitung im Auf-trag oder ADV-Vertrages erforderlich. Die Details dazu sind im Art. 28 der EU Datenschutz-grundverordnung (DSGVO) geregelt. Bei der Beauftragung zum Versand von Sendungen handelt es sich aber nicht um eine Verarbeitung im Auftrag sondern um eine Inanspruchnah-me fremder Fachleistungen, wie in vielen Fällen auch bei Leistungen von Steuerberatern, Rechtsanwälten, Wirtschaftsprüfern und sonstigen im §203 StGB aufgeführten Berufsgrup-pen. Dennoch gibt es in der Praxis immer wieder Fälle, in denen es strittig ist, ob der Ab-schluss einer Vereinbarung zur Verarbeitung im Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO erforderlich ist.

Konkreter Fall

Hier ging es um die Nutzung eine Web-Portals der eines Versanddienstleister durch einen Kunden der Süd IT das den Versand von Paketen vereinfacht, indem es eine Funktion für die Verwaltung von Adressen anbietet. Auch wenn diese Funktion ungemein praktisch ist, so ist sie doch für die Beförderung des Paketes nicht erforderlich. Die Speicherung und Verwaltung der Adressen ist auch keine unabhängige Leistung des Versanddienstleisters, sondern sollte nur nach Weisung des Kunden erfolgen. D.h. der Dienstleister darf die gespeicherten Adres-sen z.B. nicht für eigene Zwecke nutzen und muss sie spätestens bei Vertragsende wieder löschen. Es handelt sich also um einen typischen Fall einer weisungsgebundenen Verarbei-tung personenbezogener Daten oder eben das, was die DSGVO „Verarbeitung im Auftrag“ nennt.

Auf Anfrage von Dr. Krempl bei dem Versanddienstleister verwies man zuerst darauf, dass ein ADV-Vertrag aufgrund des besonderen Status nicht erforderlich sei. Erst eine tiefergehen-de Diskussion mit dem Datenschutzbeauftragten des Dienstleisters brachte ein Umdenken und dieser hat den Fall „zum Anlass genommen, um das Thema Auftragsverarbeitung zur Nutzung des Geschäftskundenportals grundlegend neu zu regeln“

Fazit

Die Einführung der DSGVO erzeugte bei Unternehmen unterschiedliche Reaktionen, von Hysterie bis Fatalismus oder Apathie. Nach Ansicht der Süd IT sind die Extreme nicht ange-bracht. Die anstehenden Probleme können in der Regel mit vertretbarem Aufwand gelöst werden. Sicher kommen auf die Unternehmen neue Anforderungen zu, z.B. was die Rechen-schaftspflicht oder die Sicherheit der Verarbeitung betrifft. An manchen Punkten vereinfacht die DSGVO auch den Umgang mit dem Datenschutz. Bei manchen Themen besteht aber auch nach wie vor noch keine abschließende Klarheit bei der Interpretation der neuen Regeln. Es wäre daher wünschenswert, wenn sich alle Akteure mit Maß und Ziel dem Thema widmen und unterschiedliche Auffassungen, wie im vorliegenden Beispiel, konstruktiv gemeinsam lö-sen.